都筑小学校PTA個人情報取扱方針
横浜市立都筑小学校保護者と教職員の会（PTA） 個人情報取扱方針
第1条（目的）
横浜市立都筑小学校PTA (以下、「本会」という) が保有する個人情報の適正な取り扱いと活動の円滑な運営を図るため、個人の権利・利益を保護することを目的に、PTA役員名簿・会員名簿及びその他の個人情報データベース（以下、単に「個人情報データベース」という。）の取扱いについて定めるものとする。
第2条（責務）
本会は個人情報保護に関する法令を遵守すると共に、PTA活動において個人情報の保護に努めるものとする。
第3条（管理者）
本会における個人情報データベースの管理者は、会長とする。
第4条（取扱者）
本会における個人情報データベース取扱者は、役員ならびに委員会の委員長・副委員長とする。
第5条（秘密保持義務）
個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知りうることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
第6条（収集方法）
本会は、個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示する。なお、要配慮個人情報などを収集する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。
第7条（周知）
個人情報取扱いの方法は総会資料、又は文書等で会員に周知する。
第8条（利用）
取得した個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものとする。
- 会費集金、管理
- 文書の送付
- 役員・会計監査委員・委員会等の名簿の作成
- 役員・会計監査委員選出のための推薦活動
第9条（利用目的による制限）
本会はあらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
第10条（管理）
個人情報は管理者又は取扱者が保管するものとし、適正に管理する。また、不要となった個人情報は管理者立ち合いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。
第11条（保管及び持ち出し等）
個人情報データベース、個人データを取り扱う電子機器等については、ウィルス対策ソフトを入れるなど適切な状態で保管することとする。また、持ち出す場合は、電子メールでの送付も含め、ファイルにパスワードをかけるなど適切に行うこととする。
第12条（第三者提供の制限）
個人情報は次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供してはならない。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合。
- 公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合。
- 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令を定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合。
第13条（第三者提供に係る記録の作成等）
本会は、個人情報を第三者(前条第 1 号から第 4 号の場合及び県、市役所、区役所を除く)に提供したときは、次の項目について記録を作成し 3 年間保存する。
- 第三者の氏名
- 提供する対象者の氏名
- 提供する情報の項目
- 対象者の同意を得ている旨
第14条（第三者提供を受ける際の確認等）
第三者（第12条第1号から第4号の場合及び県、市役所、区役所を除く）から個人情報の提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し3年間保存する。
- 第三者の氏名
- 第三者が個人情報を取得した経緯
- 提供を受ける対象者の氏名
- 提供を受ける情報の項目
- 対象者の同意を得ている旨（事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要）
第15条（情報の開示）
本会は、本人から、個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じる。
第16条（漏えい時等の対応）
個人情報データベースを漏えい等(紛失含む)したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者に報告する。
第17条（研修）
本会は、取扱者に対して、定期的に、個人データの取り扱いに関する留意事項について、研修を実施するものとする。
第18条（苦情の処理）
本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
第19条（改正）
本会の「横浜市立都筑小学校保護者と教職員の会 (PTA) 個人情報取扱方針」は、運営委員会において改正し、会員に周知する。
附則
本規則は、平成29年5月30日より施行する。